Como consultores tributarios, hemos revisado a fondo la Guía de Referencia sobre Fehaciencia de los Gastos emitida por la SUNAT. Este documento es crucial para comprender cómo la administración tributaria peruana evalúa la realidad de los gastos empresariales y qué tipo de pruebas se exigen para respaldarlos adecuadamente. A partir de este análisis, queremos recomendar a nuestros clientes y a cualquier empresa interesada en cumplir rigurosamente con la normativa tributaria, que implementen una serie de acciones de mejora en sus procesos de documentación y control interno.

En nuestra experiencia, hemos notado que uno de los desafíos frecuentes que enfrentan las empresas es la falta de rigor en la documentación de ciertos gastos. Esta debilidad no solo expone a las empresas a problemas durante una fiscalización, sino que también puede resultar en la pérdida de deducciones tributarias válidas. A continuación, compartimos nuestras recomendaciones para ayudar a las empresas a cumplir con los lineamientos de la SUNAT y fortalecer su actividad probatoria.

1. Refuerzo de la Documentación en Gastos de Remuneración al Personal

Para probar de manera efectiva los gastos relacionados con remuneraciones y beneficios al personal, es esencial que toda la información esté organizada y debidamente respaldada. Sugerimos implementar las siguientes prácticas:

• Actualización constante de contratos y planillas: Es fundamental que los contratos de trabajo y las planillas estén al día y reflejen correctamente las funciones y responsabilidades de cada trabajador.
• Organigrama y manual de funciones claros: Disponer de un organigrama actualizado y un Manual de Organización y Funciones (MOF) detallado permite justificar adecuadamente el pago de remuneraciones.
• Sistemas de control de asistencia y evaluación de desempeño: La implementación de controles de asistencia y evaluaciones de desempeño proporciona evidencia concreta para respaldar el pago de bonificaciones e incentivos.

Estas prácticas no solo aseguran el cumplimiento con los requerimientos de la SUNAT, sino que también optimizan la gestión del talento en la empresa.

2. Evidencia Documental en Gastos de Publicidad

Los gastos de publicidad requieren una documentación clara y completa. Para evitar cuestionamientos por parte de la SUNAT, recomendamos a las empresas que:

• Desarrollen un plan de publicidad formal: Este plan debe detallar el presupuesto, los objetivos y los medios de cada campaña, ayudando a justificar los gastos ante cualquier revisión.
• Documenten la selección de proveedores: Es útil guardar las cotizaciones y decisiones de selección de cada campaña, especialmente si se trabaja con agencias externas.
• Mantengan registros de la difusión de la publicidad: La conservación de pruebas como copias de anuncios, capturas de pantalla de campañas en redes sociales o comprobantes de publicación en medios impresos es esencial.
• Obtener documentos de conformidad: Al concluir cada campaña, contar con un documento de conformidad firmado es una excelente forma de demostrar que los servicios fueron prestados según lo pactado.

Estas acciones ayudarán a fortalecer la actividad probatoria y evitar posibles contingencias durante una fiscalización.

3. Formalización de los Procesos de Capacitación

La capacitación es una inversión importante y deducible si está debidamente documentada. Para asegurarse de cumplir con los requisitos de la SUNAT en este aspecto, recomendamos:

• Establecer un plan de capacitación anual: Un plan de capacitación aprobado por Recursos Humanos, que justifique la necesidad de cada capacitación y detalle el presupuesto, es una excelente herramienta de respaldo.
• Registrar la asistencia y certificaciones: Tener constancias de asistencia de los empleados y cualquier certificado emitido es fundamental para acreditar estos gastos.
• Conservar el material de capacitación: Toda presentación, material de estudio o evaluación realizada debe almacenarse como prueba adicional.
• Documentar la selección de capacitadores: Recomendamos justificar la elección de capacitadores externos mediante cotizaciones y contratos.

La formalización de los procesos de capacitación no solo contribuye a cumplir con los requisitos tributarios, sino que también promueve una cultura de aprendizaje dentro de la empresa.

4. Registro y Control de los Gastos de Viaje

Los gastos de viaje son una de las áreas que más revisiones reciben durante una fiscalización, por lo que es esencial documentarlos adecuadamente. Para ello, sugerimos:

• Aprobación formal y justificación de cada viaje: Todos los viajes deben contar con una autorización formal y una justificación que explique la relación con las actividades de la empresa.
• Registro de la asistencia a eventos: Para sustentar los gastos de viajes relacionados con eventos, es importante conservar credenciales, fotografías o registros que demuestren la participación.
• Proceso de rendición de viáticos: Recomendamos implementar un sistema para la rendición de cuentas que incluya comprobantes de alojamiento, alimentación y transporte.
• Elaboración de informes de resultados: Un informe detallado sobre los resultados y actividades realizadas durante el viaje puede ser un valioso respaldo probatorio.

Estas prácticas no solo fortalecen la documentación de los gastos de viaje, sino que también promueven un control interno más eficiente y transparente.

Recomendaciones Generales para Todas las Áreas

Además de las recomendaciones específicas para cada tipo de gasto, creemos que toda empresa debe implementar prácticas generales que aseguren la trazabilidad y disponibilidad de la documentación:

• Centralización y digitalización de documentos: La centralización de documentos en un sistema de gestión documental y su digitalización facilita el acceso rápido y la organización.
• Contabilización y registro adecuado: Todos los gastos deben estar correctamente contabilizados y respaldados por la documentación correspondiente.
• Capacitación en requisitos de la SUNAT: Es esencial que el personal administrativo y contable conozca los requisitos específicos de la SUNAT para cada tipo de gasto, de modo que puedan mantener la documentación en orden.

Conclusión

Asegurar la fehaciencia de los gastos no debe considerarse solo como un requisito para evitar sanciones, sino como una oportunidad para mejorar la gestión de la empresa y optimizar la carga tributaria de forma segura. Implementando estas prácticas, las empresas estarán mejor preparadas para cualquier fiscalización y podrán defender sus gastos con solidez, minimizando el riesgo de contingencias tributarias.

Nuestra recomendación para todas las empresas es que utilicen esta guía de la SUNAT como un marco de referencia y que fortalezcan sus procesos internos. La inversión en un control documental robusto no solo es esencial para el cumplimiento fiscal, sino también para garantizar una administración financiera sólida y transparente.

Para mayor información escríbanos a: consultas@extraley.com.pe